Conforme a las Disposiciones Generales en Materia Editorial del 3 de septiembre de 2018, artículo 168, capítulo XXI, del canje y donación: “toda solicitud de publicaciones universitarias en donación deberá efectuarse por medio de un escrito donde se expresen las razones para recibir este beneficio”.
Por lo anterior se les pedirá a las personas interesadas en una donación una carta dirigida al Director, con copia a la Secretaría Académica y a la Editorial, donde expresen sus razones para esta donación. Si a juicio del Director o, en su ausencia, la Secretaría Académica, consideran que son válidas dichas razones darán el visto bueno con una carta de respuesta con copia a la Editorial.
En cuanto el titular de la Editorial reciba copia de la carta de respuesta procederá a preparar el material, el cual debe contener, como lo indica el artículo 170 del mismo capítulo de las Disposiciones Generales en Materia Editorial, la leyenda de “Ejemplares cortesía de la UNAM”. La misma Editorial tendrá un formato en donde firme la persona que se recibe los ejemplares. De tal forma que podrá ser cotejada la cantidad de libros que la Dirección accedió a donar con los libros entregados.
Según el artículo 169 las entidades académicas o dependencias universitarias editoras podrán emplear para donación la cantidad de libros que juzguen pertinente. En el 172 se añade que los gastos de transporte tendrán que ser cubiertos por quien hace la petición de donación.
El procedimiento podrá realizarse vía correo electrónico para evitar la impresión y ahorrar tiempo.